Data privacy notice / Datenschutzerklärung

Data privacy notice / Datenschutzerklärung

inTime Express Logistik GmbH (hereinafter referred to as “we” or the “controller”) takes the protection of personal data seriously and complies with relevant data protection stipulations, and in particular the provisions of the EU General Data Protection Regulation (GDPR). Below, in particular we would like to inform you of which data we process, and when, in the context of usage of our SG Driver App.

I. Controller, contact person for data protection

The controller, pursuant to the GDPR and other national data protection laws of EU member states as well as other data protection provisions, is:

inTime Express Logistik GmbH
Am Kirchhorster See 1
30916 Isernhagen
Tel.:+49 5136 9757-0
E-Mail: intime@intime.de

The contact details of the controller’s data protection officer are:
dataprotection@intime.de

II. Processing of personal data

1. Description of data processing

1.1 Registration and login

To register in our app, users receive a personalised SMS with a user name and a link for the login. The link allows a personal password to be entered. The following data are collected during log

• Date and time of the access of each login / last login procedure
• User name
• Language used

The login data are saved in order to support the administration of the user account and help us to ensure the functionality of the app. Login data are automatically erased after three months.

1.2 Performance of transport

As part of the performance of transport, the app transfers the following information to us:

• Location data We discard the location data of users by 15 minutes before the order begins, and do not save them. During the period of order execution and use of the SG Driver App, we require access to the location in order to be informed about the current transport progress. The location is also transmitted when the app is running in the background, as long as the user are executing an active order for us or you transmitted an active announcement of an empty vehicle to us. Otherwise, no GPS data will be transmitted from the user. Location data are not transmitted without an order (or empty signal, see 1.4).

• "Transferred" time stamp for specified actions
• "Transferred" / "read" time stamp for order details
• Images / photos (order-related images or optional images)
• Entries / selection / clicks for specified actions Users can notify us of breaks and incidents during the performance of transport. They can add optional information to the notifications in text form. In the context of notifications of breaks and incidents, users can transmit the following information to us:

• Mandatory information: Duration of break / nature of incident
• Optional information: Free text During the performance of transport, users also have the opportunity to transmit to us news and images via a transport-related chatroom that is integrated into the app. Users can transmit the following information to us via the chat:

• Chat news
• Photos and images of documents
• “Read” time stamp of chat news sent to users The processing of the above data takes place in order to support and monitor the performance of the transport. In addition, swift redirection of order-related data to our customers is ensured.

The location data, chat news and notifications of breaks and incidents are saved for a period of three months after completion of the transport order and then erased. If, during this time, problems (claims, complaints or grievances) should arise, these data may be stored for longer, if necessary. After the final clarification of the problem, the data will be immediately erased.

1.3 Support

The In the event of necessary support, the following information will be transmitted to us via the app:

• GPS on/off
• Mobile data on/off
• WLAN on/off
• OS Version
• Device name
• Battery charging status
• App running in background or  not
• Version of app
• Build no. (Version)
• Notification sounds on/off
• Time of response / device time
• Device ID

The personal data are processed for the swift analysis and rectification of errors and in order to actively support users when they have problems using the app.

The data are erased at the latest by two days after transmission.

1.4 Empty signal

Users have the opportunity to signal their vehicle, or their company’s vehicle, is empty. An empty signal is only possible if users have no active driving order. During an active empty signal, the user’s location data are transmitted to us.

• Location data
• Mandatory fields: Available from, Remaining driving time, Identifier of the vehicle to be signalled as empty
• Optional information: Free text

The data are used exclusively for purposes of processing the empty signal and are automatically erased after completion of the empty signal.

2. Purposes and legal bases for the data processing

The transport sector in Europe is regulated by multiple national and international laws, and as a result we are also obliged to process certain personal data in connection with the performance of transport.

The legal basis for the processing of the personal data described above is article 6 paragraph 1 lit. f GDPR.

Our legitimate interest stems from the purposes of processing listed below:  

• Support and monitoring of the performance of transport, including handling of accounting and processing of claims and complaints in connection to the transport order
• Ensuring the functionality of the app
• Support for users in cases of app errors and problems

3. Transfer of personal data

If we transfer personal data, we do so in the main to service companies which support us in fulfilling the purposes described above. As so-called commissioned data processors these companies may only use your personal data to complete their tasks on behalf of us and are obliged to observe the relevant data protection provisions. The data processers we use are companies affiliated to inTime Express Logistik GmbH. You can find a list of these companies here: https://www.intime.de/gdpr

During performance of transport, users’ current position will moreover be made available to the respective customers. The current position will only be connected to the identifier of the vehicle.

Finally, we may also be obliged by legal or official regulations to make your personal data available to the authorities and other governmental organisations.

4. Place of data processing

Your saved personal data are processed in member states of the European Economic Area.

III. Data subject rights

If your personal data are processed, pursuant to the GDPR you are a data subject and have the following rights vis-á-vis the controller:

1. Right to information

You have the right to request information on whether personal data concerning you are being processed; if this is the case, you have the right to information on these personal data and the information listed specifically in article 15 GDPR.

2. Right to rectification

You have the right to obtain without undue delay the rectification of inaccurate personal data concerning you, and if applicable to have incomplete personal data completed (article 16 GDPR).

3. Right to restriction of processing

You have the right to obtain the restriction of processing, if one of the prerequisites listed in article 18 GDPR applies, e.g. if you have objected to processing, pending the verification of whether the objection can be sustained.

4. Right to erasure

You have the right to request that the personal data concerning you be erased without undue delay, if one of the grounds listed in article 17 GDPR applies, e.g. if the data are no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected and the legal retention periods for erasure do not enter into conflict with this.

5. Right to data portability

In accordance with article 20 GDPR you have the right to receive the personal data concerning you which you have provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format, so that you may transmit those data yourself or, where technically feasible, have them transmitted by us, to a third party.

6. Right to object

You have the right to object on grounds relating to your particular situation at any time to processing of personal data concerning you, in the context of the prerequisites of article 21 GDPR.

7. Right to withdraw declaration of consent related to data protection law

You have the right at any time to withdraw a declaration of consent concerning data privacy given to us. Withdrawal of the consent shall not affect the lawfulness of the processing which has taken place based on the consent before the withdrawal.

8. Rights in cases of automated decision-making

If, by way of an exception, we use automated decision-making – including profiling -, in accordance with legal provisions we are obliged to implement measures to enable you to influence the decision (article 22 GDPR).

9. Right to lodge a complaint with a supervisory authority

Notwithstanding any other administrative or legal proceedings, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the member state of your habitual residence, place of work or the place of the alleged infringement, if you consider that the processing of the personal data relating to you infringes data protection regulations.

The supervisory authority competent for the registered office of our company is the data protection officer for Lower Saxony, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover (www.lfd.niedersachsen.de).

10. Miscellaneous

We would like to point out that the preceding data subject rights may be restricted by EU law or applicable national law.

IV. Changes to this data protection statement

The constant development of our app and changes in applicable legal regulations make it necessary to make adjustments to our data protection statement from time to time. We will inform you of relevant novelties here.

July 2018

Die inTime Express Logistik GmbH (nachfolgend „wir“ oder „Verantwortlicher“ genannt) nimmt den Schutz personenbezogener Daten ernst und beachtet die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen insbesondere die Regelungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Nachstehend möchten wir Sie insbesondere darüber informieren, wann wir welche Daten im Rahmen der Nutzung unserer SG Driver App verarbeiten.

I. Verantwortlicher, Ansprechpartner für Datenschutz

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze der EU-Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

inTime Express Logistik GmbH
Am Kirchhorster See 1
30916 Isernhagen
Tel.:+49 5136 9757-0
E-Mail: intime@intime.de

Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten des Verantwortlichen lauten:
datenschutz@intime.de

II. Verarbeitung personenbezogener Daten

1. Beschreibung der Datenverarbeitung

1.1 Registrierung und Anmeldung

Für die Registrierung in unserer App erhält der Nutzer eine personalisierte SMS mit einem Benutzernamen und einem Link für die Anmeldung. Der Link ermöglicht die Eingabe eines persönlichen Passworts.

Folgende Daten werden bei der Anmeldung (Login) erhoben:

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs jedes Logins (Anmeldung) / letzter Einlogvorgang
• Benutzername
• Eingestellte Sprache

Die Speicherung der Login-Daten erfolgt zur Unterstützung der Administration des Nutzer-Accounts und hilft uns, die Funktionsfähigkeit der App sicherzustellen.

Login-Daten werden nach drei Monaten automatisch gelöscht.

1.2 Transportdurchführung

Im Rahmen der Transportdurchführung übermittelt die App folgende Informationen an uns:

• Standortdaten

Die Standortdaten des Nutzers werden bis 15 Minuten vor dem Start des Auftrags von uns verworfen und nicht gespeichert. Im Zeitraum der Auftragsdurchführung und Verwendung der DriverApp benötigt wir Zugriff auf den Standort, um jeweils aktuell über den Transportverlauf informiert zu sein. Die Ortungsmeldung wird auch übermittelt, wenn die App im Hintergrund läuft, sofern der Nutzer einen aktiven Auftrag für uns ausführt oder eine aktive Leermeldung eines Fahrzeugs an uns übermittelt hat. Andernfalls werden keine GPS-Daten des Nutzers übermittelt. Eine Übermittlung der Standortdaten ohne Auftrag (oder Leermeldung siehe Ziff. 1.4) erfolgt nicht.

• Zeitstempel „übertragen“ der vorgegebenen Aktionen
• Zeitstempel „übertragen“ / „gelesen“ der Auftragsdaten
• Bilder / Fotos (Auftragsbezogene Bilder oder optionale Bilder)
• Eingaben / Auswahl / Klicks der vorgegebenen Aktionen

Der Nutzer kann uns Pausen und Störfälle während der Transportdurchführung melden. Optionale Angaben kann er den Meldungen in Textform hinzufügen. Im Rahmen der Pausen- und Störfallmeldungen kann der Nutzer folgende Informationen an uns übermitteln:

• Pflichtangabe: Dauer der Pause / Art des Störfalls
• Optionale Angabe: Freitext

Während der Transportdurchführung hat der Nutzer darüber hinaus die Möglichkeit, uns Nachrichten und Bilder über einen in die App integrierten transportbezogenen Chatraum zu übermitteln. Im Rahmen des Chats kann uns der Nutzer folgende Informationen übermitteln:

• Chatnachrichten
• Fotos und Bilder von Dokumenten
• Zeitstempel „gelesen“ der an den Nutzer versendeten Chatnachrichten

Die Verarbeitung der vorstehenden Daten erfolgt zur Unterstützung und Überwachung der Transportdurchführung. Zudem wird eine schnelle Weiterleitung von auftragsbezogenen Daten an unsere Auftraggeber sichergestellt.

Die Standortdaten, Chatnachrichten, Pausen- und Störfallmeldungen werden nach vollständiger Abwicklung des Transportauftrages für einen Zeitraum von drei Monaten gespeichert und anschließend gelöscht. Sollten sich in dieser Zeit Problemfälle (Reklamationen, Beanstandungen oder Beschwerden) ergeben, so können diese Daten unter Umständen länger gespeichert werden. Nach endgültiger Klärung des Problemfalls werden die Daten umgehend gelöscht.

1.3 Support

Im Falle eines notwendigen Supports werden über die App folgende Informationen an uns übermittelt:

• GPS an/aus
• Mobile Daten an/aus
• WLAN an/aus
• OS Version
• Gerätebezeichnung
• Ladezustand der Batterie
• Läuft die App im Hintergrund oder nicht
• Version der App
• Build Nr. (Version)
• Benachrichtigungstöne an/aus
• Zeitpunkt der Beantwortung / Gerätezeit
• Device-ID

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zur schnellen Fehleranalyse und -behebung sowie zur aktiven Unterstützung der Benutzer bei Problemen mit der Nutzung der App.

Die Daten werden spätestens zwei Tage nach Übermittlung der Daten gelöscht.

1.4 Leermeldung

Der Nutzer hat die Möglichkeit sein Fahrzeug oder ein Fahrzeug seines Unternehmers leer zu melden. Eine Leermeldung ist nur möglich, wenn der Nutzer keinen aktiven Fahrauftrag hat. Während einer aktiven Leermeldung werden die Standortdaten des Nutzers an uns übermittelt.

• Standortdaten
• Pflichtfelder: Verfügbar ab, Restlenkzeit, Kennzeichen des leer zu meldenden Fahrzeugs
• Optionale Angaben: Freitext

Die Daten werden ausschließlich für Zwecke der Bearbeitung der Leermeldung verwendet und werden nach Abschluss der Leermeldung automatisch gelöscht.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung

Der Transportsektor in Europa ist durch eine Vielzahl von nationalen und internationalen Gesetzen reglementiert, wodurch wir verpflichtet sind, auch bestimmte personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Durchführung der Transporte zu verarbeiten.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der vorstehend beschriebenen personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse folgt aus den nachfolgend aufgelisteten Zwecken der Verarbeitung:

• Unterstützung und Überwachung der Transportdurchführung, einschließlich Abwicklung der Abrechnung und Bearbeitung von Reklamationen und Beschwerden im Anschluss an den Transportauftrag
• Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der App
• Unterstützung des Nutzers bei Problemen und Fehlern der App

3. Weitergabe personenbezogener Daten

Wenn wir personenbezogene Daten weitergeben, so erfolgt dies in erster Linie an Dienstleistungsunternehmen, die uns bei der Erfüllung der vorstehend beschriebenen Zwecke unterstützen. Diese Unternehmen dürfen Ihre personenbezogenen Daten als sog. Auftragsverarbeiter lediglich zur Erfüllung ihrer Aufgaben in unserem Auftrag nutzen und sind verpflichtet, die einschlägigen Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Die von uns eingesetzten Auftragsverarbeiter sind verbundene Unternehmen der inTime Express Logistik GmbH. Eine Auflistung dieser Unternehmen finden Sie hier: https://www.intime.de/gdpr

Die aktuelle Position des Nutzers wird während der Transportdurchführung darüber hinaus dem jeweiligen Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Die aktuelle Position wird dabei lediglich mit dem Kennzeichen des Fahrzeugs in Verbindung gesetzt.

Schließlich können wir auch aufgrund von gesetzlichen oder behördlichen Vorgaben gezwungen sein, Ihre personenbezogenen Daten Behörden und sonstigen staatlichen Organisationen zur Verfügung zu stellen.

4. Ort der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der von Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten findet in Staaten des Europäischen Wirtschaftsraumes statt.

III. Betroffenenrechte

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

1. Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie das Recht auf Auskunft über diese personenbe-zogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im Einzelnen aufgeführten Informationen.

2. Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).

3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, für die Dauer der Prüfung, ob dem Widerspruch stattgegeben werden kann.

4. Recht auf Löschung

Sie haben das Recht, zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden und die gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften einer Löschung nicht entgegenstehen.

5. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben gem. Art. 20 DSGVO das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, um diese entweder selbst oder – bei technischer Machbarkeit – durch uns an einen Dritten übermitteln zu können.

6. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit im Rahmen der Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen.

7. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, eine uns gegenüber abgegebene datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

8. Rechte bei automatisierten Entscheidungen

Sofern wir ausnahmsweise automatisierte Einzelfallentscheidungen – einschließlich Profiling – anwenden, sind wir nach den gesetzlichen Vorgaben verpflichtet, Vorkehrungen zu treffen, damit Sie die Entscheidung beeinflussen können (Art. 22 DSGVO).

9. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.

Die für den Sitz unserer Gesellschaft zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover (www.lfd.niedersachsen.de).

10. Sonstiges

Wir machen darauf aufmerksam, dass die vorstehenden Betroffenenrechte durch EU-Recht oder das anwendbare nationale Recht beschränkt sein können.

IV. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Die ständige Weiterentwicklung unserer App sowie Änderungen bei den geltenden Rechtsnormen machen von Zeit zu Zeit Anpassungen unserer Datenschutzerklärung erforderlich. Wir werden Sie an dieser Stelle über entsprechende Neuerungen informieren.

Stand: Februar 2022